Fiscalité

Conservation des documents comptables

Les livres, registres, documents ou pièces justificatives doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Cette obligation est applicable, quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu'il est magnétique ou optique. Lorsque ces livres, registres, documents ou pièces justificatives sont établis ou reçus sur support informatique, il doivent être conservés sous cette forme pendant au moins 3 ans (délai de reprise), puis, à l'issue de ce délai, sur tout support pendant encore 3 ans (CGI, LPF, art. L102 B-I).

Si vous présentez seulement sous forme papier des données originellement informatisées, vous ne remplissez pas correctement votre obligation de conservation et vous exposez, le cas échéant, à un rejet de comptabilité. En revanche, la conservation sur support informatique vous autorise à ne pas constituer d'archivage supplémentaire sur support papier. (BOI 13 L-1-06, n°70).

NB : attention, car certaines pièces comptables doivent être conservées plus longtemps. Il en est ainsi des factures d'éléments immobilisés qui doivent être conservées 6 ans à compter de la vente ou desctruction du bien, des factures courantes de biens et services qu'il est utile de conserver 10 ans au moins, des factures de prestations faites par le professionnel libéral qui doivent être gardées 30 ans (obligation du Code civil), des contrats signés à conserver 30 ans de même que les anciens livres de paye, doubles de bulletins de salaire et registre du personnel qu'il est conseillé de garder de façon illimitée (alors que le délai fiscal est de 6 ans) du fait des obligations de délivrance des certificats et attestations permettant aux salariés de faire valoir leurs droits à la retraite.